Reservasi

Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesenan kamar dan fasilitas lain yang di inginkan tamu oleh calon tamu untuk periode tertentu seluruh permintaan pemesenan kamar ini akan ditangani oleh petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.

Adapun rincian tugas reservation staff yaitu :

1.       Menjual produk hotel dengan cara melakukan teknik penjualan

2.       Memberikan harga dan fasilitas promosi,harga khusus dan lain lain

3.       Menjalin hubungan yang baik dengan tamu dan mengantisipasi kebutuhunan tamu

4.       Mencatat dan memproses pemesanan kamar yang dilakukan dengan berbagai macam media

5.       Menerima pemesanan kamar yang ada di dalam daftar tunggu (waiting list)

6.       Memproses perubahan pemesanan kamar

7.       Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvesi

8.       Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show

9.       Meminta persetujuan fom atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit

10.   Membuat laporan reservai

11.   Mengarsip data

12.   Mempromosikan produk dan fasilitas hotel

Tipe –tipe reservasi pemesanan kamar,ada tiga yaitu:

1.       pemesanan kamar bergaransi(guaranteed reservation)

guaranteed reservasi adalah suatu pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan pembayaran,tujuannya adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan.

2.       pemesanan kamar tidak bergaransi(non guaranteed reservation)

non guaranteed reservasi adalah suatu pemesenan kamar yang tidak disertai dengan jaminan apapun,pihak hotel hanya memastikan kamar yang  telah dipesan tersedia sampai pada waktu yang telah di tentukan saat tanggal kedatangan.

3.       confirmed reservation

pemesanan kamar yang telah di setujui oleh pihak hotel dengan surat bukti kepastian tentang pemesanan kamar (comfrimation latter)akan dikirimkan pihak hotel kepada tamu yang bersangkutan.

Media reservasi pemesanan,ada lima yaitu:

1.       Telephone

Dengan telephone pemesanan kamar jauh lebih sangat mudah,cepat,dan menghemat waktu.

2.       Faksimile

Faksimile merupakan sebuah media reservasi yang sangat baik untuk memesan kamar,selain mudah cepat dan hemat media ini juga menghasilkan tanda bukti jika terjadi kekeliruan dalam hal pemesanan kamar ataupun pelayanan hotel.

3.       E-mail atau jaringan internet

Internet merupakan media yang paling cepat untuk meginformasikan kamar,layanan pemesanan kamar melalui internet sangat lengkap dan akurasinya tetap terjaga.

4.       Surat

Surat banyak digunakan untuk memesan kamar oleh pemesan dalam jumlah yang besar dengan maksud untuk mengadakan sebuah pertemuan,beristirahat,atau melakukan tour .keutungan dari media surat ini adalah tingkat efisiensinya  yang sangat baik

5.       Pesonal atau langsung

Reservasi yang dilakukan oleh orang bersangkutan yang secara lansung datang ke hotel.

Adapun sumber sumber reservasi pemesanan kamar,terdiri dari delapan yaitu:

1.       Perusahaan.

Perusahaan yang dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar adalah perusahaan swasta,perusahaan asing,perusahaan gabungan,ataupun perusahaan lainnya

2.       Biro atau agent perjalanan

Biro atau agent perjalanan merupakan sumber yang sangat tepat dalam hal pemesanan kamar,karena tamu yang dibawa oleh trevel agent tersebut memerulakan tempat akomodasi.

3.       Airliness companies

Sumber pemesanan kamar yang di peroleh dari perusahaan penerbangan antara lain awak kabin dan kantor kantor perwakilan yang terbesar di dalam maupun di luar negeri.

4.       Kantor pemerintahan

Biasanya,instansi pemerintah yang menjadi sumber pemesanan kamar adalah para pejabat pemerintah dan tamu yang berasal dari perusahaan negara atau BUMN.

5.       Hotel representative

Pemesanan kamar yang berasal dari kantor perwakilan hotel,seperti perwakilan di bandar udara.

6.       Tamu hotel

Tamu hotel dapat di sebut juga sebagai sumber pemesanan kamar,karena tamu dapat memesankan kamar bagi orang lain maupun dirinya sendiri untuk rencana kunjungan selanjutnya.

7.       Car rental company

Sumber pemesanan kamar dapat juga diperoleh dari perusahaan penyewaan mobil.

8.       Central reservasion system

Central reservation system adalah sistem pemesanan kamar  melalui jaringan komputer,jaringan dapat di akses dengan mudah sehingga dapat melakukan pemesanan secara langsung.

     

System reservasi  dimulai dari menerima  permintaan pemesanan kamar ,memeriksa ketersediaan kamar,mencatat mendokumentasikan reservasi,memastiakan pemesanan kamar,mengarsip pemesanan kamar,melakukan perubahan atau pembatalan pemesanan kamar jika di perlukan,dan membuat laporan pemesanan kamar.

Permintaan khusus yang biasanya di lontarkan pemesan pada saat reservasi adalah room view,floor,smooking area /non smooking area,disable room,airport transfer,champane of arrival,baby cout,birthday cake on arrival,a basket of room,flower arrangement,dan extra bed.

Kesalahan yang sering terjadi dalam kegiatan reservasi ,yaitu:

1.       Kurang akuratnya data pemesanan kamar

2.       Kurang dispilnnya petugas dalam mengarsipkan data tamu

3.       Kesalahanpahaman penentuan harga kamar

4.       Kurangnya  penjelasan petugas dalam memberitahukan berbagai fasilitas yang akan di peroleh tamu

5.       Kesalahan informasi yang di berikan oleh pihak pemesan kamar

6.       Terjadinya kerusakan jaringan alat komunikasi sehingga mengakibatkan data yang diperoleh menjadi lambat dan tidak akurat

7.       Komunikasi yang tidak baik antara hotel dan biro perjalanan